73歳からのAI挑戦ブログ

自治会DX研究室　第2回

自治会の仕事を改善しようとして、最初からLINEやクラウド、AIなどの導入を考える必要はありません。

まず行うべきことは、自治会にどのような仕事があり、誰が、いつ、どれくらいの時間をかけているのかを整理することです。

私は自治会の区長（自治会長）を5年間務めるなかで、自治会の仕事は、表に見えている以上に多いと感じてきました。

回覧、会議、会計、行事、防災、名簿管理、行政への提出書類など、一つひとつは小さな仕事に見えます。しかし、それらが一部の役員に集中すると、大きな負担になります。

この記事では、自治会の仕事を「見える化」し、どこから改善すべきかを判断するための棚卸し方法を紹介します。

なぜ自治会の仕事を棚卸しするのか

自治会では、毎年同じ仕事が繰り返されています。

しかし、「前年もやっていたから」という理由だけで続けている仕事も少なくありません。

その結果、次のような問題が起こります。

• 区長や一部の役員に仕事が集中する
• 誰が何を担当しているのか分からない
• 引継ぎのたびに同じ説明を繰り返す
• 紙の資料や名簿を何度も作り直す
• 必要性の低い会議や行事が慣例として残る
• 担当者が替わると仕事の進め方も分からなくなる

この状態でデジタル機器や新しいサービスを導入しても、自治会の負担は十分には減りません。

仕事の流れを整理しないままデジタル化すると、紙とデジタルの両方を管理することになり、かえって作業が増える場合もあります。

自治会DXの第一歩は、道具を選ぶことではなく、現在の仕事を正しく知ることです。

自治会の仕事を7つに分ける

最初から細かく整理しようとすると、作業が複雑になります。

まずは、自治会の仕事を次の7分野に分けると整理しやすくなります。

自治会によって仕事の種類は異なります。この7分野を基本にして、自分たちの地域に必要な項目を加えてください。

棚卸しシートに記入する7項目

仕事を挙げるだけでは、負担の実態までは分かりません。

一つの仕事について、次の7項目を記入します。

1. 仕事の名称
2. 担当者
3. 実施時期・頻度
4. およその所要時間
5. 現在の方法
6. 困っていること
7. 今後の判断

「今後の判断」は、次の4つから選びます。

• 続ける
• 簡素化する
• デジタル化する
• 廃止・統合を検討する

この分類によって、単に仕事を並べるだけでなく、改善の方向まで見えるようになります。

自治会業務の棚卸し実践シート

次のような表を作り、役員で記入します。

これは一例です。最初から完璧な表を作る必要はありません。

まず10件程度の仕事を書き出すだけでも、これまで見えなかった負担が分かってきます。

30分でできる棚卸しの進め方

棚卸しのために新しい会議を何度も開く必要はありません。役員会などの一部を使い、30分程度から始められます。

1．個人で仕事を書き出す（5分）

役員一人ひとりが、自分の担当している仕事を付箋や用紙に書きます。

「電話をかける」「資料を印刷する」「会場の鍵を借りる」といった小さな作業も省略しません。

2．7つの分野に分ける（5分）

書き出した仕事を、情報伝達、会議、行事、会計、防災・安全、名簿管理、行政・外部対応に分類します。

3．負担の大きい仕事を選ぶ（10分）

次の観点から、負担の大きい仕事を選びます。

• 時間がかかる
• 同じ作業を何度も繰り返している
• 一人しか方法を知らない
• 間違いや漏れが起こりやすい
• 住民から問い合わせが多い
• 紙の印刷や配布が多い

4．改善候補を3つに絞る（10分）

一度にすべてを変えようとせず、改善候補を3つ程度に絞ります。

• 会議資料の様式を統一する
• 回覧板の一部をLINEやメールでも届ける
• 行事の申込みを紙とオンラインの両方にする
• 過去の資料を年度別のフォルダーに保存する
• 毎年使う文書をひな型にする

ここで大切なのは、「何を導入するか」よりも、「どの負担を減らしたいか」を先に決めることです。

改善の優先順位を決める3つの基準

1．負担が大きいか

担当者の時間や手間が大きい仕事から確認します。特に、区長、会計、行事責任者など、特定の人に集中している仕事は優先して見直す必要があります。

2．改善しやすいか

費用がかからず、短期間で変更できる仕事を選びます。

資料の保存場所を統一する、文書のひな型を作る、会議資料を事前配布するといった改善は、比較的始めやすいものです。

3．住民への影響はどうか

役員の負担が減っても、住民が情報を受け取れなくなっては意味がありません。

高齢者をはじめ、スマートフォンを使わない人にも必要な情報が届くよう、紙の回覧や掲示板を適切に残すことが必要です。

「やめる仕事」を考えることも重要

自治会の改善というと、新しい仕組みを加えることばかり考えがちです。

しかし、本当に負担を減らすためには、「やめる」「減らす」「まとめる」という判断も必要です。

• 同じ内容を複数の会議で報告していないか
• 参加者の少ない行事を慣例だけで続けていないか
• 同じ名簿や資料を何度も作っていないか
• 紙で保存する必要のない資料まで印刷していないか
• 行政や関係団体からの依頼が一部の役員に集中していないか

長く続いてきた仕事には、それぞれ理由があります。そのため、担当者だけで廃止を決めるのではなく、目的と影響を確認し、役員や住民の理解を得ながら見直します。

棚卸しで避けたい3つの失敗

1．担当者を責める

棚卸しは、人の働き方を評価するために行うものではありません。

仕事の仕組みを改善するためのものです。「なぜ時間がかかるのか」を個人の能力の問題にしないことが重要です。

2．最初から細かく調べすぎる

すべての仕事について、正確な時間や回数を調べようとすると続きません。

最初は、おおよその時間と困っている点が分かれば十分です。

3．デジタル化を結論にしない

すべての仕事をデジタル化する必要はありません。

紙の方が確実で分かりやすい仕事もあります。紙とデジタルを適切に組み合わせることが、地域の実情に合った自治会DXです。

棚卸しは引継ぎ改善にもつながる

自治会の仕事を棚卸しすると、役員負担の軽減だけでなく、引継ぎにも役立ちます。

棚卸しシートに、使用する書類、保存場所、連絡先、注意点を加えれば、簡単な業務手順書になります。

担当者の経験や記憶だけに頼っていた仕事が整理され、新しい役員も全体像を早く理解できるようになります。

役員のなり手不足が深刻になるなかで、「初めてでも仕事が分かる仕組み」を作ることは、自治会活動を続けるための重要な条件です。

おわりに

自治会DXは、新しい道具を導入するところから始まるのではありません。

まず、現在の仕事を見える化し、負担がどこに集中しているのか、どの仕事を続け、何を見直すのかを話し合うことから始まります。

一度にすべてを変える必要はありません。

まず10件の仕事を書き出し、改善する仕事を3つ選ぶ。それだけでも、自治会DXの具体的な一歩になります。

自治会の仕事を人に合わせて抱え込むのではなく、誰にでも分かり、引き継げる仕組みに変えていく。それが、これからの自治会運営に必要な視点だと考えます。

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次回は、「自治会の情報伝達を見直す方法」を取り上げます。

紙の回覧板を直ちになくすのではなく、LINE、メール、ホームページなどをどう組み合わせれば、役員の負担を減らしながら、住民へ確実に情報を届けられるのかを考えます。

OGURA AI実践研究所
自治会DX研究室